本間 季里 コミュニケーションをするときに、「ああ、あの人とやりとりは面倒だな、、」と、腰が引ける感じはありませんか？
このように、いろいろな配慮をしなくてはならないことをコミュニケーション・コストが高いと言います。
今日はコミュニケーションにもコスト管理がいかに大切か、そしてコミュニケーション・コストを低くするために必要なポイントをお伝えします。ぜひ、チェックして、仕事をスムースに進めてください。コミュニケーション・コストを低くできると、あなたの評価も上がり昇進にもつながる可能性があります。
こんにちは。伝え方改善コーチの本間季里です。あなたのコミュニケーションをより良くするために、あなたの性格を変えるのではなく、伝え方を変えるサポートをします。頭でわかった、ではなく、実際にやれるまでしっかり寄り添います。
コミュニケーションが高いとは？相手に負担が大きいこと
こういう会話の経験ありませんか？あなたには苦手な人がいます。そのことを同僚に相談したら
「あの人はだれにでもそういう態度取る人だから、気にしないほうが良いよ。あなたが嫌われているわけじゃない」
「あの人、いつも不機嫌そうに見えるけど、いつものことだから気にしないで」
「気にしないで」と言われても気になるから相談をしたのだけれど、そう言われるとそれ以上何も言えなくなりますね。
あなたは「ああ、そうなのか」と思い、そしてその日以降、あなたはふと「XXさんはまた怒っているのかな？私、なにか悪いことしたかな？」と思うたび、「いやいや、XXさんはいつもああいう人なので気にしないこと！」と自分の解釈や感じ方を封じ込め、脳内で翻訳や修正を一所懸命にするのです。
こういうことが長く続くと「なんで私がこんなふうにいつも考えなきゃいけないのかな？」と腹が立つこともあるでしょう。
そして相変わらず、XXさんに相談をするまでに、あ〜でもない、こ〜でもない、と考えに考えた挙げ句、ぎりぎりになってやっとコミュニケーションをとる、という運びになります。
これを「コミュニケーション・コストが高い」と呼びます。
まとめると、コミュニケーション・コストが高いとは、
- 自分の解釈や感じ方を封じ込め、脳内で相手のことについて翻訳や修正を一所懸命にしている状態
- 「なんで私がこんなふうにいつも考えなきゃいけないのかな？」と腹が立ってしまう
- 相談をするまでに、あ〜でもない、こ〜でもない、と考えに考えてしまう
- ぎりぎりになって、やっとコミュニケーションを仕方なしに行う状態
- 相手と気持ちよくコミュニケーションできない
こんな感じです。
コミュニケーション・コストを管理する意味
コミュニケーション・コストを下げることの大切さを感じてきたのではないでしょうか？では、どうやって、下げるのか？ですが、コスト管理の考え方をオススメします。
子どもは子どもなりにおこづかい帳をつけてコスト管理をしていますし、家庭も先々のことも考えて家計簿をつけるなりの日々のコスト管理に勤しんでいます。ましてや会社ともなると、社員一人ひとりが高いコスト管理の意識を求められます。
ところが日々のコミュニケーションとなると、コスト意識を持っている人は非常に少ない。
私はそのことをいつも非常に残念に思ってきました。コミュニケーション・コストが高い組織は、メンバーが精神的に疲弊しやすく、生産性も低くなりがちです。
たとえいま、十分な結果を出している組織であっても、コミュニケーション・コストが低ければ、もっと労働時間が少なくストレス低く仕事ができます。
プライベートで言えば、何を話しかけてもろくに返事をしない、スマホを眺めていて返事は上の空、などはコミュニケーション・コストが高い例でしょう。
いまでは少ないかも知れませんが、帰宅すると「めし、ふろ、ねる」しか言葉を発しないというのもコミュニケション・コストが高いと言えます。
コミュニケーションのコストを下げるポイント
冒頭の「こういう会話の経験ありませんか？」であげた例でいうと、たいていXXさんに対して誰も改善をもとません。
一方、XXさんの表情やものの言い方に対して、不安や萎縮する気持ちを抱いてしまっている方に「気にするな」という形で改善を求めがちです。
理由は「あの人はそういう人で悪気はないから」。しかし、私は少なくとも５０％は、XXさんの方にも改善を求めてもいいと思っています。
XXさんに繰り返しフィードバックをするのも一つの方法です。この場合、XXさんにフィードバックをするのは当事者は好ましくありません。なぜなら、もうすでにXXさんに対して萎縮した気持ちを抱いているからです。では誰が適切なのでしょうか？通常は、XXさんの上司だったり、話がしやすい同僚が好ましいです。
その時大切なのは、XXさんが本当に不機嫌なのかどうかということは横においておくということです。ご機嫌だろうが不機嫌だろうがそういうことを言っているのではない。あなたの表情が、あなたの意図とは別に周囲にはこんなふうに見えていますよ、ということを、上司や話がしやすい同僚が繰り返し伝えます。だから、相談するまでに非常に時間がかかってしまう状況になっていますよ、それは組織として問題です、と。
XXさんには確かに特別な理由はなく、常にそういう態度の人なのでしょう。話しかけてみると表情が溶けて和やかに話せるのかも知れません。
ここで重要なのは「その人がどういうつもりなのかは関係ない」「その人が良い人かどうかは関係ない」ということです。そこを明確に分けてフィードバックをしないと、自分が何を伝え、何をゴールにしたいのかというところからずれてしまいます。
コミュニケーションのコストが低い人になる改善ポイント
コミュニケーション・コストの改善ポイントは、
- 会社では、当事者のみでの改善でなく、組織全体（上司や話がしやすい同僚）の力を借りる
- 「あなたの表情が、あなたの意図とは別に周囲にはこんなふうに見えていますよ」と率直にフィードバックする
- 「あの人はそういう人で悪気はないから」という理由で、放置しない
- 「いいところあるから」と問題をすり替えない
- 人間性の問題でなく、コミュニケーションのスキルの課題としてみんなで取り組む
になります。
地道に見えるかもしれませんが、こうやってコミュニケーション・コストの低い場を作っていきませんか？
コミュニケーション・スキルを改善する参考記事はこちらです。
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自分の機嫌は自分で整える、という意味は、自分の怒りや苛立ちを抑えるというのとは少し異なります。 事実を自分はどう解釈しているのか？という視点を書いています。ぜひ、読んでください。
