コミュニケーション・コストを低くしよう:コミュニケーションのコスト管理

コミュニケーションをするときに、いろいろな配慮をしなくてはならないことをコミュニケーション・コストが高いといいます。今日はコミュニケーションにもコスト管理がいかに大切か、そしてコミュニケーション・コストを低くするメリットについての話です。

こんにちは。伝え方改善コーチの本間季里です。あなたのコミュニケーションをより良くするために、あなたの性格を変えるのではなく、伝え方を変えるサポートをします。頭でわかった、ではなく、実際にやれるまでしっかり寄り添います。

コミュニケーションが高いとは?

こういう会話の経験ありませんか?あなたには苦手な人がいます。そのことを同僚に相談したら

「あの人はだれにでもそういう態度取る人だから、気にしないほうが良いよ。あなたが嫌われているわけじゃない」

「あの人、いつも不機嫌そうに見えるけど、いつものことだから気にしないで」

「気にしないで」と言われても気になるから相談をしたのだけれど、そう言われるとそれ以上何も言えなくなりますね。あなたは「ああ、そうなのか」と思い、そしてその日以降、あなたはふと「XXさんはまた怒っているのかな?私、なにか悪いことしたかな?」と思うたび、「いやいや、XXさんはいつもああいう人なので気にしないこと!」と自分の解釈や感じ方を封じ込め、脳内で翻訳や修正を一所懸命にするのです。こういうことが長く続くと「なんで私がこんなふうにいつも考えなきゃいけないのかな?」と腹が立つこともあるでしょう。そして相変わらず、XXさんに相談をするまでに、あ〜でもない、こ〜でもない、と考えに考えた挙げ句、ぎりぎりになってやっとコミュニケーションをとる、という運びになります。

これを「コミュニケーション・コストが高い」と呼びます。

コミュニケーションにもコスト管理は必要

子どもは子どもなりにおこづかい帳をつけてコスト管理をしていますし、家庭も先々のことも考えて家計簿をつけるなりの日々のコスト管理に勤しんでいます。ましてや会社ともなると、社員一人ひとりが高いコスト管理の意識を求められます。

ところが日々のコミュニケーションとなると、コスト意識を持っている人は非常に少ない。私はそのことをいつも非常に残念に思ってきました。コミュニケーション・コストが高い組織は、メンバーが精神的に疲弊しやすく、生産性も低くなりがちです。たとえいま、十分な結果を出している組織であっても、コミュニケーション・コストが低ければ、もっと労働時間が少なくストレス低く仕事ができるはずです。

プライベートで言えば、何を話しかけてもろくに返事をしない、スマホを眺めていて返事は上の空、などはコミュニケーション・コストが高い例でしょう。いまでは少ないかも知れませんが、帰宅すると「めし、ふろ、ねる」しか言葉を発しないというのもコミュニケション・コストが高いと言えます。

コミュニケーションのコストを下げるには

冒頭の「こういう会話の経験ありませんか?」であげた例でいうと、たいていXXさんに対して誰も改善をもとません。一方、XXさんの表情やものの言い方に対して、不安や萎縮する気持ちを抱いてしまっている方に「気にするな」という形で改善を求めがちです。理由は「あの人はそういう人で悪気はないから」。しかし、私は少なくとも50%は、XXさんの方にも改善を求めてもいいと思っています。

XXさんに繰り返しフィードバックをするのも一つの方法です。この場合、XXさんにフィードバックをするのは当事者は好ましくありません。なぜなら、もうすでにXXさんに対して萎縮した気持ちを抱いているからです。では誰が適切なのでしょうか?通常は、XXさんの上司だったり、話がしやすい同僚が好ましいです。

その時大切なのは、XXさんが本当に不機嫌なのかどうかということは横においておくということです。ご機嫌だろうが不機嫌だろうがそういうことを言っているのではない。あなたの表情が、あなたの意図とは別に周囲にはこんなふうに見えていますよ、ということを、上司や話がしやすい同僚が繰り返し伝えます。だから、相談するまでに非常に時間がかかってしまう状況になっていますよ、それは組織として問題です、と。

XXさんには確かに特別な理由はなく、常にそういう態度の人なのでしょう。話しかけてみると表情が溶けて和やかに話せるのかも知れません。ここで重要なのは「その人がどういうつもりなのかは関係ない」「その人が良い人かどうかは関係ない」ということです。そこを明確に分けてフィードバックをしないと、自分が何を伝え、何をゴールにしたいのかというところからずれてしまいます。地道に見えるかもしれませんが、こうやってコミュニケーション・コストの低い場を作っていきませんか?

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この記事を書いた人

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本間 季里

産業医、伝え方コーチ、ストレングス・コーチ

大学卒業後、小児科医・免疫学の基礎研究者を経て、2017年より、世代の違い・価値観の違い、利害の対立など、葛藤や緊張を伴う難しい関係性のなかで、それでも妥協点を見つけて協調していくための伝え方を提案し、個人と組織の両方にアプローチできる産業医・伝え方コーチとして活動中。

セッション数は7年間でのべ3000回以上、これまで300名を超える方々に伝え方の講座や研修を提供し、満足度が90%以上です。

資格:医師・医学博士・日本医師会認定産業医
NPO法人アサーティブジャパン会員トレーナー

Gallup認定ストレングス・コーチ

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